Как правильно сдать офис в аренду?

«Сдам офис» — такими объявлениями пестрят газеты и доски объявлений в сети Интернет. И арендаторам есть из чего выбирать. Как максимально быстро сдать офис в аренду? Стоит ли обращаться в посреднические фирмы или проще искать арендаторов самостоятельно? Как и где разместить свое объявление о сдаче коммерческого помещения в аренду? На какие нюансы нужно обратить внимание?

Финансовый кризис внес свои коррективы в рынок коммерческой недвижимости. И если раньше было проще доверить сдачу объекта в аренду агентствам, то сейчас, подыскивая помещения под офис, арендаторы стараются сэкономить на оплате услуг посредников и ищут варианты аренды напрямую от собственника. Агентства недвижимости, в свою очередь, тоже изменили политику. Теперь многие посреднические фирмы предлагают аренду офиса от собственника, переложив оплату комиссии с плеч арендатора на плечи владельца офисного помещения. Поэтому самостоятельный поиск арендатора становится наиболее актуален.

Больше слов — меньше разочарований

Для начала нужно преподнести свое предложение об аренде целевой аудитории так, чтобы на него обратили внимание. Грамотное составление объявления, описания офисных площадей — целая наука. Прежде всего, необходимо четко определить все преимущества вашего объекта и как можно подробнее (а не в двух словах) описать все, что входит в арендную ставку. Хорошо продуманное описание объекта облегчит поиск вашего объявления за счет ключевых выражений, по которым потенциальный арендатор ищет себе офис.

Многие арендаторы не ограничивают параметры поиска будущего офиса только площадью, местоположением и арендной платой, а обращают внимание на указанные дополнительные условия — «офис с мебелью», или с наличием точки доступа wi-fi, или «с ремонтом». Чем больше информации об объекте будет в вашем описании — тем больше шансов найти арендатора, который ищет именно такой офис, а значит, больше вероятность, что аренда будет долгосрочной.

Грамотное и подробно написанное объявление позволит вам не тратить время на телефонные разговоры, разъясняя арендаторам, что в вашем офисе есть, а что даже не планируется. А заодно избавит обе стороны от разочарований, если потенциальный арендатор рассчитывал совсем на другие условия, чем те, которые увидел вживую.

Очень важно сделать объявление заметным, чем-то выделяющимся из сотни других аналогичных предложений. И в этом помогут правильно подобранные фотографии объекта. Совсем не обязательно размещать просто фасад дома, в котором находится ваш офис. Даже самый «серый» снимок станет привлекательным и информативным, если на нем разместить цветным контрастным текстом параметры, рекламную фразу или цену. Так, обычная фотография превращается уже в рекламный баннер, на котором легко задерживается взгляд.

После того как объявление о сдаче офиса в аренду полностью готово, начинается поиск площадок для его размещения. А их — великое множество.

Доски объявлений как способ попасть в десятку выдачи Яндекса

Одной растяжки на улице или объявления в газете, как показывает практика, явно не достаточно. В настоящее время собственники давно и успешно осваивают Интернет. И здесь от разнообразных тематических досок объявлений разбегаются глаза. Единственный минус таких досок в том, что из-за частой обновляемости ресурса ваше объявление очень быстро «сползет вниз» и может остаться вне зоны видимости, в архиве. Но при этом, даже находясь в архиве, объявление все равно без труда находят поисковые системы. Поэтому чем больше объявлений на тематических досках и форумах, и даже в социальных сетях вы разместите — тем больше шансов найти своего арендатора.

Например, электронный вариант «Из рук в руки». Прекрасная площадка, традиционно публикующая объявления об аренде недвижимости. Можно разместить объявление и в тематических рубриках городских on-line изданий — например, новостном электронном издании «Городовой».

Отдельной строкой стоит упомянуть объявления в специализированных подразделах о недвижимости на таких крупных ресурсах, как Rambler, Mail и Yandex. Говорить о посещаемости данных сайтов не стоит, она давно перевалила за миллионы. Но за количество потенциальных клиентов придется платить. К примеру, минимальный объем одного заказа на размещение объявления на Яндексе — 300 рублей.

Как еще попасть в Яндекс? Не стоит забывать о том, что на большинстве досок объявлений есть возможность разместить ссылку на ресурс, где офис представлен максимально полно. И чем больше таких ссылок, тем выше поднимется ваше предложение в выдаче результатов на запросы в поисковой системе. Хорошо, если у вашей компании есть свой собственный сайт, на котором можно разместить подробное описание с фотографиями офиса, а ссылку размещать на тематических досках. А если такового нет — помогут специализированные сайты недвижимости, облегчающие жизнь и собственникам, и арендаторам. Найти эти ресурсы элементарно — по запросу «Аренда» Яндекс выдает огромный список специализированных сайтов по недвижимости как городского, так и федерального масштаба.

Куда положить, чтобы быстро нашлось?

Если у вас нет своего сайта, можно воспользоваться услугами по размещению объектов аренды на специализированных ресурсах. При выборе профильного сайта стоит учесть несколько параметров: насколько высоко он сам стоит в выдаче Яндекса, удобно ли регистрироваться, есть ли возможность загрузки изображения и максимально полной информации об объекте, наличие внутренней поисковой системы и длительность размещения объявления.

Если сам сайт в выдаче Яндекса видим плохо, значит и ваше объявление на нем может быть не проиндексировано. Если затруднена навигация (или слишком перегружена по количеству разных направлений), а поиск отсутствует, размещенный вами объект может просто затеряться и потенциальные клиенты никогда его не увидят.

Например, меню Арендатор.ру — одного из самых популярных ресурсов по аренде недвижимости столь обширно, главная страница столь насыщена информацией, что найти там нужное предложение совсем не просто. Помимо это ресурс предоставляет всего три дня для бесплатного размещения объявления о сдаче объекта в Москве, и 45 дней — по другим городам России. А за это время арендатор может и не найтись. Но с другой стороны, портал известен, информация быстро индексируется поисковыми системами, а целевая аудитория ходит толпами.

Другой крупный портал о недвижимости — Rent.ru — предоставляет сразу две возможности: разместить подробное описание объекта в базе и оставить короткое объявление на соответствующей доске. Его минус — многоступенчатость процесса регистрации объекта. Для получения доступа к этой опции необходимо не только зарегистрироваться на портале, но и связаться с руководством проекта для получения соответствующей формы регистрации самого объекта.

Бюллетень недвижимости — Bn.ru — совмещает в себе информационный сайт интернет-издания и площадку для объявлений о купле-продаже или аренде недвижимости. Кроме массы полезной информации, большой посещаемости и удобного каталога объектов у зарегистрированного пользователя появляется возможность разместить фото-объявление. Правда, эта функция не бесплатная, ее стоимость — 210 рублей в неделю.

Есть альтернативные бесплатные ресурсы. Бесплатно — не значит плохо. Это подтверждает портал Restate.ru. Все те же опции — добавление объекта, доступ к форуму, удобный поиск и простая регистрация — только совершенно бесплатно. Минус сайта лишь в том, что он рассчитан на пользователей Москвы, Петербурга и Сочи. Объекты других городов на нем разместить не получится, а это не всегда удобно для крупных арендаторов, ищущих офисы для своих региональных представительств.

Бесплатная федеральная площадка — сайт TheProperty.ru, одно из преимуществ которого «интеллектуальный поиск» объектов недвижимости по карте города. Для пользователей ресурс удобен четкой структурой. Регистрация на TheProperty.ru доступна и бесплатна, возможности довольно широкие: размещать, добавлять и редактировать свои объекты, загружать фотографии и даже разместить видео-экскурсию по офису и приложить образец договора аренды. Платно на этом ресурсе размещаются только дополнительная реклама и баннеры.

Если коротко резюмировать, то сегодня Интернет предоставляет арендодателю огромное количество возможностей и площадок, соответствующих целям и задачам. Самое главное — использовать их в полном объеме. Чем чаще вы будете говорить о себе — тем скорее вас услышат.

Елена Пахоменко  РИА «Кельник»

Как грамотно арендовать офис?

Наверняка каждый из нас хоть раз в жизни да подумал: «Ну сколько можно работать на других?» Процент тех, кто все-таки решился открыть собственное дело, не в пример меньше. Именно для этих смельчаков наши советы о том, как найти для своего бизнеса нужное помещение по подходящей цене.

Первые шаги

Тем, кто ищет помещение впервые, советуем для начала четко сформулировать, зачем вам офис, какой именно требуется (представительство, офис продаж, шоу-рум, «тихий офис» и т. д.) и сколько вы готовы платить. Требования к арендуемому помещению зависят от того, что за бизнес вы для себя выбрали. Так, интернет-магазину достаточно нескольких рабочих мест для диспетчеров. Туристической фирме подойдет офис в историческом центре, на первом этаже, или же в крупном торговом центре.
Затем прикиньте, будет ли у вас поток посетителей и нужен ли вам секретарь на входе. Подумайте о количестве телефонных линий и подходящем интернет-провайдере. Составьте перечень характеристик идеального, по своему разумению, офиса и решите, какими пунктами из списка вы готовы поступиться, чтобы свести затраты к минимуму. Потому что желанный «офис 30-50 кв. м, с хорошим ремонтом, на первом этаже с отдельным входом, в центре города, возле метро, первая линия домов, недорого» – это почти невозможно. Чем-то явно придется пожертвовать.

Большую часть списка можно получить, отказавшись от центра. В спальном районе, ближе к конечной станции метро, вы вполне можете найти подходящее помещение. Ну, а сносный вариант хотя бы в пределах ТТК, вероятно, будет офисом в бизнес-центре класса С. То есть помещением на территории бывшего советского НИИ или какого-нибудь завода. При этом пешая доступность ближайшей станции метро вам не гарантирована.

Способы поиска

Поисковая система по ключевому сочетанию «аренда офиса» выдаст огромное количество ссылок на сайты агентств недвижимости. Но! Во-первых, все небольшие агентства (а их большинство, о «китах» мы здесь даже не упоминаем) пользуются обычно общедоступными рассылками и базами, предлагая в итоге одни и те же объекты. А во-вторых, чтобы найти среди массы предложений именно ваше, придется потратить немало времени и сил: даже если вариант вас вроде бы устраивает, может проявиться множество «подводных камней». Начиная с того, что по соседству вдруг обнаружатся ваши прямые конкуренты, и заканчивая пресловутым человеческим фактором: некоторые арендодатели тщательно «фильтруют» своих будущих постояльцев. Хозяева помещений порой категорически возражают против размещения в своем здании представителей того или иного бизнеса. Это зависит как от их негативного личного опыта, так и от расхожих стереотипов. Так, бывает нелегко найти помещение только что открывшимся туристическим, юридическим компаниям, а также кадровым агентствам.

Если вы решили искать офис с помощью агентства недвижимости, знайте: сначала вам предложат заключить договор. Он может называться «договором поручения», «договором оказания услуг», но суть не меняется: в соответствии с этим документом сотрудник агентства будет предлагать вам варианты и сопровождать вас на показах. Настаивайте, чтобы риелтор действительно представлял ваши интересы, а не стремился побыстрее вас «заселить». Стоимость услуг агентства обычно составляет от 50 до 100% от месячной стоимости аренды. В тексте договора должно быть указано, что оплачивать услуги агентства вы будете только после того, как будет заключен договор найма нежилого помещения между вами и собственником.

Можно попытаться найти офис самостоятельно, без посредника, пользуясь базами бизнес-центров Москвы. Вы можете искать среди имеющихся предложений, а можете просто звонить представителю собственника или управляющей компании по указанным в базе телефонам и спрашивать, нет ли свободных площадей в интересующем вас здании.

В объявлениях о сдаче офиса в аренду обычно указана цена одного квадратного метра в год. Чтобы вычислить стоимость аренды в месяц, умножайте эту цифру на количество метров и делите на 12. Имейте в виду: собственник может потребовать заплатить ему так называемый «депозит», а это как минимум еще одна сумма оплаты за месяц.

Впрочем, бесплатный сыр бывает сами знаете где… Поэтому, если не хотите платить риелтору, то на неопределенный срок вам придется самому превратиться в него. А это, поверьте, нелегкий труд. Вполне вероятно, что после нескольких разговоров по телефону с собственником здания или его эксклюзивным представителем вам захочется делегировать поиск помещения профессионалам.

Словарь в помощь начинающему арендатору

Арендная ставка – выясните у владельца помещения, что именно он понимает под выражением «ставка аренды», включены ли в нее НДС, коммунальные платежи, эксплуатационные услуги.

 
Класс здания (А, В, В+, С) – существует несколько классификаций разделения зданий на классы. В разных городах, к примеру, они разделяются по разным признакам. В Москве на «классность» здания влияет его местоположение и современность постройки. А в Питере основным признаком является именно местоположение, а вот современная ли это постройка или реконструированное здание – не так важно.

 
Коммунальные платежи – оплата коммунальных услуг может входить в стоимость аренды офиса, а может и оплачиваться отдельно. Сумма обычно не превышает 10% от «голой» арендной ставки.

 
Коридорный коэффициент – соотношение реально используемой площади и арендуемой. С учетом коридорного коэффициента следует рассчитывать стоимость аренды санузлов, коридоров, подсобных помещений.

Shell & Core – состояние помещения «под отделку».

Open space – большое помещение, не разделенное капитальными стенами. Внутри делится на зоны с помощью офисных перегородок. В американских фильмах в основном фигурируют именно такие офисные интерьеры. Плюсы: open space соответствует современным формам управления, стимулирует инициативу у сотрудников, позволяет максимально эффективно использовать каждый сантиметр площади. Минусы: в Москве существует дефицит подходящих офисных помещений. Кроме того, для такого офиса нужна специальная мебель, позволяющая трансформировать рабочие места в зависимости от меняющихся задач, а такая мебель дороже традиционной.

 
Парковка – бывает организованной или стихийной. При переговорах с собственником выясните, какое количество машино-мест на охраняемой парковке вам положено. Для посетителей желательно наличие гостевой стоянки.

 
Пропускной режим – если он жесткий, в этом есть как плюсы, так и минусы. Плюсы: к вам не наведаются незваные гости. Минусы: встречать своих посетителей и заботиться о пропусках для них вам придется самим.

 
Охрана – сразу выясните, входят ли в стоимость аренды услуги охраны. Может случиться так, что договор с охранным предприятием вам предложат заключить отдельно, и ваши расходы по содержанию офиса возрастут. А заодно поинтересуйтесь, что входит в обязанности охранников, распространяется ли их ответственность на оставленные на стоянке автомобили, круглосуточно ли ведется дежурство, оборудовано ли рабочее место охранника системой видеонаблюдения и т. д.

 
Ремонт – обязательно необходимо уточнить, кто, в какие сроки и за чей счет будет делать ремонт:

 
Вариант №1: арендатор делает ремонт за свой счет. Обычно это выгодно строительным фирмам, имеющим свои стройматериалы и рабочие руки. Вы можете рассчитывать на арендные каникулы, во время которых делаете ремонт и не платите арендную плату.

 
Вариант №2: арендатор делает ремонт в счет арендной платы. В этом случае обязательно составление сметы расходов на ремонт, а также достижение договоренности с собственником помещения насчет сроков ремонта и зачета расходов в счет аренды (возврат денег, арендные каникулы, понижение арендной ставки).

 
Вариант №3: собственник помещения делает ремонт за свой счет. Перед началом ремонта обычно достигается договоренность с клиентом об аренде именно этого офиса, и ремонт может производиться уже с учетом его пожеланий.

 
Срок аренды – обычно от 3 до 5 лет. Договор сроком до 1 года не подлежит обязательной государственной регистрации, поэтому вам могут предложить заключить договор на 11 месяцев с последующей пролонгацией.

 
Страховой депозит – от одной до трех месячных ставок аренды. Сумма, с помощью которой хозяин помещения стремится обезопасить себя на случай невыполнения арендатором своих обязательств.

 
Тихий офис – одно из двух. Или на предприятии, которое предлагает в аренду «тихий» офис, жесткий пропускной режим и строго соблюдаемый график работы, и оно заинтересовано в арендаторе, к которому не будут приходить посетители. Или это помещение не выведено из жилого фонда, и его владелец хочет сдать его под офис, не привлекая к себе внимания соседей и контролирующих органов. От вас потребуются соблюдение конспирации и теплые отношения с жильцами дома.

 
Эксплуатационные расходы – помимо ставки аренды и коммунальных платежей вам могут предложить оплачивать еще и эксплуатационные расходы по обслуживанию помещения. Таким образом, цена аренды вырастает в среднем от $50 до $100 за кв. м в год. В последнее время наметилась тенденция объявлять только ставку аренды в чистом виде, а все остальные расходы плюсуются сверху и возлагаются на арендатора помещения.

 
Источник: Собственник 

Офис в складчину

В России становится все более популярным распространенный на Западе формат организации офисного пространства под названием коворкинг. Суть его заключается в том, что рабочие места в специально оборудованных помещениях арендуют представители разных сфер деятельности, удаленно работающие по свободному графику.

Перспективное направление 

История коворкинга началась совсем недавно, несколько лет назад. Согласно данной концепции офисное пространство делится на рабочие места, сдаваемые преимущественно на краткосрочной основе, при этом наниматели имеют право пользоваться общей инфраструктурой и техникой. У этой модели есть ощутимые плюсы. «Коворкинг становится дополнительным инструментом стимулирования спроса. При полной заполняемости доход оказывается значительно больше, чем если сдавать просто квадратные метры, — говорит вице-президент УК BlackStone Keeping Company Сергей Акулич. — Плюсы для клиента — возможность выбора формы оплаты (помесячная, разовая). Данная услуга прежде всего интересна молодым компаниям, поскольку позволяет сократить издержки и уменьшить размер инвестиций, а также фрилансерам. Средние ставки — $200-350 в месяц. Нетрудно посчитать прибыль, если одно рабочее место занимает примерно 1-2 кв. м». При этом, полагает эксперт, связывать зарождение данного формата с кризисом не стоит, скорее это было обусловлено необходимостью обеспечить рабочим пространством фрилансеров и компании на этапе start up. Но в нашей стране коворкинги появились именно в период кризиса как инструмент сокращения расходов на аренду и офисную технику.

 
«Имеются у данной схемы и недостатки. Например, затраты на оснащение офисов мебелью и техникой, обеспечение безопасности, отсутствие гарантии платежеспособности арендаторов, необходимость контроля за сохранностью имущества. Но с помощью профессиональной управляющей компании данные вопросы вполне решаемы», — говорит С. Акулич. По мнению генерального директора компании «Служба недвижимости» Павла Карасева, основной недостаток коворкинга для владельцев офисов — краткосрочность договоров (обычно месяц), что приводит к нестабильности платежей. При этом собственник площадей должен потратиться на оборудование рабочих мест.

Коммерческие условия 

 В России до кризиса идею совместной аренды продвигали компании, предлагающие виртуальные офисы, где за плату можно было получить услуги секретаря с почтовым ящиком либо временное рабочее место. «Однако в кризис особенно востребованными стали именно коворкинг-центры — причем как со стороны собственников (в качестве альтернативного варианта сдачи помещений), так и со стороны арендаторов (сокращения штатов привели к появлению множества малых предприятий, увеличился и спрос со стороны фрилансеров)», — рассказывает директор департамента оценки и консалтинга NAI Becar Маргарита Трофимова. По ее словам, формат представлен довольно широко: от административных зданий на окраинах до деловых комплексов класса А и В внутри Садового кольца. Знаковым событием стало открытие коворкинг-центра в «Корпусе Кнопа» БЦ «Даниловская Мануфактура 1867». Согласно данным недавнего исследования NAI Becar, в БЦ класса В и С средняя ставка аренды рабочего места составляет 7-10 тыс. руб. в месяц включая НДС. Цены в наиболее качественных центрах класса А — от 22 до 37 тыс. Клиент получает мебель (стол, стул, тумбу), возможность пользования Интернетом, телефонной линией, переговорной, оргтехникой, общим ресепшном. На стоимость аренды влияют, по данным исследования NAI Becar, такие факторы, как расположение и класс здания, площадь рабочего места, наличие паркинга и переговорной комнаты с возможностью проведения презентаций, качество коммуникаций, офисной мебели и оргтехники, наличие дополнительных услуг.

Самый известный пример рынка — «Даниловская мануфактура», где функционирует коворкинг-центр со звучным названием Communist Loft. Минимальный срок аренды — месяц. Центр позиционирует себя как полигон для творческих компаний, предоставляющих услуги по разработке интеллектуальных решений в секторе B2B, например в области рекламы и коммуникаций, информационных продуктов. Общая площадь Communist Loft — 300 кв. м, на них разместилось 50 рабочих мест и две переговорные со всем необходимым оборудованием.

Перспективы 

«Чаще всего договоры заключают на два-три месяца — рекламные агентства, архитектурные или дизайнерские бюро со штатом не более пяти-семи человек. В данный момент coworking-центры заполнены примерно на 70-80%», — говорят в NAI Becar. В целом, сообщает М. Трофимова, ажиотажного спроса не было и нет, поскольку круг потенциальных потребителей ограничен и вряд ли существенно расширится: «Здания класса В и С заполнены в среднем на 80%. Сделки фиксируются постоянно за счет высокого уровня ротации клиентов (средний срок аренды, как правило, не превышает трех месяцев)». Если виртуальные и временные офисы в основном рассчитаны на людей, стремительно перемещающихся по миру или нуждающихся в звучном корпоративном адресе, то клиентами коворкингов становятся другая публика. «В привилегированном положении находятся специалисты, которые могут работать удаленно: веб-дизайнеры, веб-разработчики, журналисты, переводчики, предприниматели, архитекторы, IT-консультанты, агенты по страхованию, бухгалтеры, сотрудники отдела рекламы, PR-менеджеры и т. д.», — отмечает руководитель департамента коммерческой недвижимости Century 21 Prime Time Realty Елена Афанасьева.

 
Кроме того, потенциальными арендаторами площадей подобного рода управляющий директор «Century 21 Запад» Евгений Скоморовский называет региональные и зарубежные компании, расширяющие бизнес или запускающие новые проекты. Основной тенденцией офисного рынка,которую актуализирует коворкинг, по данным NAI Becar, является дифференцированный подход к организации рабочих мест: бизнес-центры предлагают альтернативные методы организации пространства, в том числе предоставление в аренду кабинетов и мини-офисов. Другой тенденцией эксперты называют повышение качества предложения на рынке за счет предоставления дополнительных услуг, например бухгалтерии и аудита. «В последнее время заметно увеличилось количество работающих по свободному графику. Деятельность фрилансеров часто связана с реализацией краткосрочных проектов, то есть они также формируют целевую аудиторию коворкинг-центров. Потенциальный спрос будет стабильным, хотя и ограниченным небольшими компаниями, где число постоянных сотрудников не превышает пяти-шести человек, что в целом нетипично для Москвы. Таким образом, дефицит подобных помещений не прогнозируется», — отмечают авторы исследования.

Источник: Домания  

Как снять хороший офис за разумные деньги?

Многие думают, что арендовать офис проще простого, однако, на практике вы неминуемо столкнетесь с множеством проблем и вопросов, и лучше быть готовым к ним заранее. Как правило, рынок коммерческой недвижимости заполнен различными по ценовой категории предложениями, и выбор при поиске желаемого объекта весьма широк. Но именно он, зачастую и усложняет процесс поиска оптимального помещения для развития и процветания компании.

Какой офис выбрать?

К выбору помещения под офис следует подходить серьезно и основательно, с учетом ваших возможностей и потребностей, ведь у каждого типа компаний свои запросы, а значит и помещения им нужны разные. Поэтому, прежде чем начинать поиски, необходимо четко определиться с будущим типом вашего офиса. В первую очередь, это зависит от деятельности компании и выполняемых ею функций. Нужен ли офис для коллективной работы сотрудников, или же вы планируете принимать в офисе посетителей? А, может быть, вся работа с клиентами будет происходить удаленно по телефону? От направленности вашей фирмы зависит размер и форма площади, географическое положение, удаленность от транспортных узлов. Для работы с людьми, конечно, нужен офис в хорошем здании, расположенный в центре города, а вот для внутренних или удаленных работ вполне можно снять и более дешевое помещение на окраине.